メール誤送信対策 (Outlook版)
「間違って別の人にメールを送ってしまった！」などは、どんなに気を付けていても起こってしまいます。ここでは、Outlookで可能なメール誤送信対策設定をご紹介します。
どちらかというと、ビジネスマン向けのものになります(学生がOutlookなんて使わないか…)
画面はOutlook 2013の画面ですが、Outlook 2010でもほぼ同じです。
サマリー
アドレス入力欄の「オートコンプリート」を無効にする
メール送信時に、アドレスを入力していくと、自動的にアドレスを補完する機能です。便利ではありますが、誤送信の大きな原因になります。仕事で使用するときには、機能自体をOFFにしておくことをオススメします。
[送信]ボタンを押してから○分後に送信するようにする
標準では、当然ですが、[送信]ボタンをクリックすると、すぐにメッセージは送信されます。送信してから数秒後に「あ、間違えたかも！」と思うことがあります。[送信]ボタンを押してから、1分後に送信するように設定しておくのがオススメです。
連絡帳の「表示名」を活用する
そのまま[返信]しているケースは別として、一人一人アドレスを入力していては効率が悪く、間違いも発生します。Outlookアドレス帳の「表示名」を適切に入力すると、送信前のチェックをしやすくなります。これはあまり紹介されていませんが、けっこうオススメです。
設定詳細
アドレス入力欄の「オートコンプリート」を無効にする
- [ファイル]->[オプション]を開きます。
- [メール]を開き、「メッセージの送信」を探します。
- 「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外します。
[送信]ボタンを押してから○分後に送信するようにする
- [ルール]->[仕訳ルールと通知の管理]をクリックします。
- [新しい仕分けルール]をクリックします。
- [送信メッセージにルールを適用する]を選択し、[次へ]をクリックします。
- Step1ではそのまま[次へ]をクリックします。
- 下記メッセージでは[はい]をクリックします。
- [指定した時間 分後に配信する]のチェックを入れたあと、[指定した時間]時間をクリックし、「1分後」に設定します。
- [次へ]をクリックします。
- 例外条件は必要に応じて設定しますが、今回はそのまま[次へ]をクリックします。
- 仕分けルールの名前に分かりやすい名前を入力します。今回は「送信遅延」としました。[完了]をクリックします。
- 最後に「仕分けルールと通知」画面を、[OK]もしくは[適用]をクリックして閉じて設定完了です。
- [送信]ボタンをクリックすると、1分間は送信トレイに残るようになります。1分間の間に間違いに気づいたら、送信トレイのメッセージを確認してください。
連絡帳の「表示名」を活用する
- 送信先となる連絡先の詳細を開きます。
- 表示名に「会社名＋役職＋名前＋様」と入力します。
- [保存して閉じる]をクリックして、画面を閉じます。
- 新規メール作成画面を開き、[宛先]をクリックします。
- 送信先を検索、宛先へ追加します。
- メールの本文に記載する「宛先」とアドレスの「宛先」を比較、間違いがないことを確認し、[送信]をクリックします。
