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メール誤送信対策 (Outlook版)

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「間違って別の人にメールを送ってしまった!」などは、どんなに気を付けていても起こってしまいます。ここでは、Outlookで可能なメール誤送信対策設定をご紹介します。

どちらかというと、ビジネスマン向けのものになります(学生がOutlookなんて使わないか…)

画面はOutlook 2013の画面ですが、Outlook 2010でもほぼ同じです。

サマリー

アドレス入力欄の「オートコンプリート」を無効にする

メール送信時に、アドレスを入力していくと、自動的にアドレスを補完する機能です。便利ではありますが、誤送信の大きな原因になります。仕事で使用するときには、機能自体をOFFにしておくことをオススメします。

[送信]ボタンを押してから○分後に送信するようにする

標準では、当然ですが、[送信]ボタンをクリックすると、すぐにメッセージは送信されます。送信してから数秒後に「あ、間違えたかも!」と思うことがあります。[送信]ボタンを押してから、1分後に送信するように設定しておくのがオススメです。

連絡帳の「表示名」を活用する

そのまま[返信]しているケースは別として、一人一人アドレスを入力していては効率が悪く、間違いも発生します。Outlookアドレス帳の「表示名」を適切に入力すると、送信前のチェックをしやすくなります。これはあまり紹介されていませんが、けっこうオススメです。

設定詳細

アドレス入力欄の「オートコンプリート」を無効にする

  1. [ファイル]->[オプション]を開きます。
  2. [メール]を開き、「メッセージの送信」を探します。
  3. 「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外します。
    Outlookのオプション

[送信]ボタンを押してから○分後に送信するようにする

  1. [ルール]->[仕訳ルールと通知の管理]をクリックします。
    仕訳ルールと通知の管理
  2. [新しい仕分けルール]をクリックします。
    新しい仕分けルール
  3. [送信メッセージにルールを適用する]を選択し、[次へ]をクリックします。
    送信メッセージにルールを適用する
  4. Step1ではそのまま[次へ]をクリックします。
    自動仕分けウィザード Step1
  5. 下記メッセージでは[はい]をクリックします。
    この仕分けルールはすべての(送信メッセージ)に適用されます。よろしいですか?
  6. [指定した時間 分後に配信する]のチェックを入れたあと、[指定した時間]時間をクリックし、「1分後」に設定します。
    指定した時間 分後に配信する
    配送時間の指定
  7. [次へ]をクリックします。
    自動仕分けウィザード ステップ1
  8. 例外条件は必要に応じて設定しますが、今回はそのまま[次へ]をクリックします。
    自動仕分けウィザード 例外条件
  9. 仕分けルールの名前に分かりやすい名前を入力します。今回は「送信遅延」としました。[完了]をクリックします。
    自動仕分けウィザード ルールの設定を完了します
  10. 最後に「仕分けルールと通知」画面を、[OK]もしくは[適用]をクリックして閉じて設定完了です。
  11. [送信]ボタンをクリックすると、1分間は送信トレイに残るようになります。1分間の間に間違いに気づいたら、送信トレイのメッセージを確認してください。

連絡帳の「表示名」を活用する

  1. 送信先となる連絡先の詳細を開きます。
  2. 表示名に「会社名+役職+名前+様」と入力します。
    連絡先の「表示名」を入力
  3. [保存して閉じる]をクリックして、画面を閉じます。
  4. 新規メール作成画面を開き、[宛先]をクリックします。
  5. 送信先を検索、宛先へ追加します。
    名前の選択: 検索結果 - 連絡先
  6. メールの本文に記載する「宛先」とアドレスの「宛先」を比較、間違いがないことを確認し、[送信]をクリックします。
    「宛先」とメール本文の「宛先」を比較してチェック!

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